W standardowym trybie pracy programu KSeF-link możemy importować i wysyłać seryjnie faktury w formacie Xml. Pliki faktur możesz otrzymać ze swojego systemu ERP, jeżeli ten został już dostosowany do nowego formatu, lub wygenerować w naszej aplikacji np. konwersją danych z pliku Excel.

Skorzystamy z funkcji Menu/Kartoteki SQL/Faktury sprzedaży/[Dodaj faktury]. Lista służy do obsługi faktur sprzedaży, które znajdują się w bazie danych naszej aplikacji (baza MS SQL Server). Jest to główna lokalna lista faktur, zawierająca nagłówek faktury, jej treść w formacie Xml oraz statusy przetwarzania i numery referencyjne KSeF.

Za pomocą przycisku [Dodaj faktury] otwieramy kreator importu. Można wskazać jeden wybrany plik Xml lub cały katalog, w którym zawarte są wszystkie faktury przeznaczone do wysłania. Po załadowaniu faktur wykonujemy synchronizację z systemem KSeF API za pomocą przycisku [Wyślij/sprawdź]. Z bieżącej listy program wysyła nowe faktury, które nie zostały jeszcze wysłane, a następnie pobiera statusy faktur wysłanych wcześniej (bez numeru referencyjnego) i faktur właśnie wysłanych.

W naszym przykładzie wysłano 21 faktur, z czego jedna otrzymała status 325: Zakończenie etapu weryfikacji semantyki dokumentu faktury. Ostateczny status faktury można pobrać w późniejszym czasie, co zostało przedstawione na nagraniu przyciskiem [Status KSeF]. Próba zakończyła się niepowodzeniem ponieważ bieżąca sesja w trybie testowym osiągnęła limit żądań. W kolejnym nagraniu demonstrującym pobieranie statusu bieżącej sesji, faktura jest już przetworzona i otrzymała status 200.

10 faktur zostało odrzuconych ze statusem 430: 24001:Nieprawidłowy numer referencyjny. Faktury te posiadały prawidłową strukturę Xml, zgodną ze schematem XSD, program wykonuje weryfikację zgodności ze schematem podczas importu i pomija faktury błędne. To jest jednak błąd w danych, który został zgłoszony już po wysłaniu, przez KSeF API. Błędy te są spowodowane wpisaniem nieistniejącego numeru referencyjnego w fakturach korygujących np.

Import i wysyłanie faktur do KSeF

W celach demonstracyjnych, po wysłaniu faktur przechodzimy do Rejestru On-line faktur sprzedaży i ładujemy bieżące faktury, które zostały dodane do Rejestru KSeF z numerami referencyjnymi. Oprócz faktur innych użytkowników (pracujemy w kontekście systemu testowego dla NIP 1111111111), widać 11 faktur dodanych przez nasz system, łącznie z pierwszą F/101/08/2025, która początkowo miała status 325.

Otwieramy zawartość Xml wybranej faktury gdzie widać w nagłówku pochodzenie dokumentu z naszego systemu:

Kolejne Video prezentuje odczyt statusu sesji w Menu/Kartoteki SQL/Sesje w systemie KSeF. Sprawdzenie statusu uzyskujemy za pomocą przycisku [Status sesji]. API KSeF zwróci nam liczbę faktur wysłanych w ramach tej sesji, a w zakładce [Otwórz szczegóły] będzie lista faktur z aktualnymi statusami i numerami referencyjnymi.

Odczyt statusu bieżącej sesji KSeF

UPO można pobrać dla zamkniętej sesji. W tym celu zamykamy bieżącą i otwieramy kolejną sesję poprzez Wyloguj/Zaloguj.

Pobranie UPO bieżącej sesji KSeF

Następny dokument 298 : Import faktur zakupu z KSeF do systemu ERP.