Do powtórzenia tego przykładu należy pobrać aktualną wersję programu: 15.03.19.

Księga Express 5.1 nie posiadała funkcji rozliczeń płatności z kontrahentami. W nowej wersji wprowadziliśmy moduł analogiczny do tego z programu Księga Express PRO, ale w nieco uproszczonej wersji. W celu ułatwienia pracy nie ma tutaj opcji otwierania i zamykania raportów kasowych i bankowych. Wszystkie operacje zapłat realizowane są w jednym (oddzielnym dla kasy i banku), cały czas otwartym raportem.

Korzystanie z tej funkcjonalności jest bardzo łatwe i gorąco zachęcamy do korzystania z rozliczeń w programie a nie na kartkach i w notesach.

Zdjęcia zaprezentowane w tym dokumencie wykonano przy zastosowaniu jednej z kilkudziesięciu dostępnych skórek zmieniających wygląd programu. Dzisiaj w związku z pierwszym dniem wiosny wybrano skórkę tematyczną: Springtime.

Opis jest dłuższy niż zwykle i opisywana funkcja rozliczeń może wydawać się trudna. Chcieliśmy jednak zwrócic uwagę na zmiany widoczne na ekrananch po wykonaniu okreslonych czynności, dlatego zdjęć jest dużo.

Domyślnie po zainstalowaniu programu włączona jest opcja rozliczeń płatności.

Parametry systemu z włączoną opcją rozliczeń.

Okno księgowania przychodu w KPiR. W sekcji środkowej mamy sposób zapłaty. Jeżeli zostawimy puste pole [Brak, nie rozliczaj], to program nie będzie księgował tego rozliczenia dla bieżącego kontrahenta.

W przykładzie nie księgujemy rozliczenia.

To samo okno rejestrowania przychodu, ale przy wyłączonej opcji w Parametrach Systemu (ze zdjęcia nr.2 tego opisu).

W tym przypadku w ogóle nie ma sekcji do księgowania rozliczenia płatności.

W kolejnym (trzecim) dokumencie zaksięgujemy rozliczenie. Należy wybrać sposób zapłaty i podać termin oraz kwotę brutto należności do zapłaty.

Na potrzeby dalszego przykładu zaksięgujemy dla tego kontrahenta jeszcze jedną fakturę (czwartą) w cenie brutto 1230. Nie ma zdjęcia z tej operacji.

Okno KPiR po zaksięgowaniu czterech faktur, przewijamy paskiem kolumny do końca w prawo.

Ostatnia sekcja Rozrachunki, zawiera 3 kolumny

• [Rozr.] - ikona informująca o zapisie w rozrachunkach (rozliczeniach) z kontrahentem
• [Brutto] - Kwota brutto z faktury
• [Saldo] - Pozostała bieżąca kwota do rozliczenia z tej faktury.

W naszym przykładzie pierwsze dwa zapisy nie mają zaksięgowanego rozliczenia.

Okno wszystkich rozliczeń dla wybranego kontrahenta otwierane z Księgi klawiszem [F7] Rozrachunki

Teraz zaksięgujemy zapłaty gotówką. Opcję znajdziemy w Menu/Rozliczenia/Płatności gotówkowe w Kasie.

W otwartym Raporcie Kasowym wybieramy [F2] Wpłata.

W dolnej części dokumentu można zarejestrować lub wybrać jednocześnie kilka pozycji. Przydatne gdy klient zalega za kilka faktur i płaci np. zbiorczo.

Do automatycznego rozliczenia wybieramy przycisk w polu [Treść operacji] lub klawisz [F4]

Program otwiera okno z listą zaległości tego kontrahenta. Wskazujemy pozycję i zatwierdzamy przyciskiem [Wybierz] lub klawiszem [Enter].

Program zamyka okno z listą i wpisuje pozostałą kwotę do dokumentu Wpłaty.

Jeżeli w drugiej pozycji ponownie otworzymy okno z zaległościami, to zobaczymy tylko jedną pozycję. Pierwsza została już wybrana do rozliczenia.

Tak prezentuje się okno z wpłatami po wskazaniu dwóch faktur do rozliczenia. W kolumnie [Rozrach.] jest informacja, że program automatycznie rozliczy te dokumenty.

Proszę zwrócić uwagę na kwotę 1230.

Zmieniamy kwotę 1230 na 1000. Klient nie wpłaca całości zadłużenia z tej faktury.

Zapisujemy i ewentualnie drukujemy dokument wpłaty.

Widok w Raporcie Kasowym po zapisie dokumentu wpłaty.

Teraz wracamy do listy KPiR i sprawdzamy rozliczenia w zapisach Księgi Przychodów i Rozchodów. Pierwsza (rozliczeniowa) faktura w kolumnie [Saldo] ma kwotę zero. Druga faktura ma kwotę 230.

Kolumna [Saldo] informuje o pozostałej zaległości do zapłaty. Kolumna [Brutto] pokazuje cały czas początkową wartość zadłużenia.

Zaległości możemy śledzić w oknie Menu/Rozliczenia/Analiza Rozliczeń.

W przykładzie wybrano opcję [Do dnia księgowania], ponieważ faktura ma termin płatności 7 dni i na wskazany bieżący dzień zaległości jeszcze nie ma. Przy domyślnym ustawieniu [Wg terminu płatności].

Tak wygląda kartoteka rozliczeń z kontrahentem po wykonaniu powyższych operacji.